有了【宫务管理入门精要】打底,林潇潇感觉自己像是拿到了游戏攻略,面对原本一团乱麻的宫务,终于不再是两眼一抹黑了。她决定小试牛刀,先从最简单的环节开始推行她的“现代化管理改革”。
头一件,就是整治那令人头疼的物品申领流程。以前各宫要东西,全靠管事宫女或太监一张嘴,跑到内务府或者对应的部门,跟管事的磨半天牙,手续不清不楚,经常出现东西领多了、领错了、或者干脆被底下人从中克扣的情况,回头对账简直是一场噩梦。
林潇潇琢磨了半天,结合脑中的知识,设计了一种简易版的“物品申领单”。她让识字的宫女照着样子抄了几十份,然后召集手下管事的宫人,开了个“内部培训会”。
“以后,凡是要申领份例之外的东西,或者报损物品,一律填这个单子。”林潇潇拿着她亲手设计的、画着表格的纸张,一本正经地宣布,“上面要写清楚,申领人是谁,哪个宫的,要什么东西,数量多少,用途为何。然后经过本宫或者指定的掌事宫女画押批准,才能去领。领的时候,发放物品的人也要在单子上签字画押,一式两份,一份留底,一份带回来归档。”
底下的宫人们面面相觑,觉得这法子新鲜是新鲜,但也太麻烦了点。有个胆大的老太监小心翼翼地问:“娘娘,这……以往都是说一声就成,如今又要填单子又要画押的,是不是……繁琐了些?”
林潇潇早料到会有人这么说,她学着以前公司领导的样子,板起小脸,努力让自己的声音听起来有威严:“繁琐?本宫看是以前太松散!正是因为以往手续不清,才导致账目混乱,多有纰漏。从今往后,按规矩办事,谁的责任谁清楚,出了岔子,也好追究。这叫……嗯,权责分明!”
她心里暗自嘀咕:【没错!就是权责分明!KpI考核的基础懂不懂!虽然不能给你们发奖金,但干得好坏总得有个记录吧!】
尽管底下人心里嘀咕,但锦妃娘娘如今圣眷正浓,又管着事,谁敢明着反对?只好硬着头皮答应下来。
这新规一推行,起初确实有点混乱,不少人不习惯,丢三落四,单子填得乱七八糟。林潇潇也不急,耐心地指出错误,让人重填。几天下来,大家发现,虽然前期麻烦点,但这单子一填,再去领东西果然顺利多了,那边管仓库的看到手续齐全,也不敢随意刁难或克扣,效率反而上去了。最重要的是,月底对账的时候,一笔笔开支清晰明了,再也不用像以前那样吵得面红耳赤。
【嘿嘿,】
【看来这标准化流程,】
【在哪里都是王道啊!】
【虽然只是最初级的。】
初战告捷,林潇潇信心大增,又开始捣鼓别的。她发现各处的清扫、维护工作总是拖沓,今天这儿没扫干净,明天那儿坏了没及时修。她想了想,又弄了个“工作记录簿”,要求各处的负责人每天简单记录干了哪些活,有什么问题。她也不天天盯着,就隔三差五抽查一下。
【这算不算最原始的工时记录和问题反馈机制?】
【唉,】
【没有oA系统,】
【全靠手写,】
【真是辛苦了这帮古代打工人。】
让她没想到的是,这简单的记录簿居然也挺管用。底下人知道娘娘会抽查,干活不敢太偷懒,而且有什么问题记录下来,上报及时了,解决起来也快,避免了小毛病拖成大问题。
最让她有成就感的是,她试着对库房的管理做了点小调整。她把一些常用的、价值不高的物品(比如普通蜡烛、扫帚之类)的发放权,下放给了几个信得过的掌事宫女,规定了每月额度,让她们自行登记发放,月底再统一核对。这样既减少了层层审批的麻烦,也锻炼了手下人的能力。
【嗯,】
【适当授权,】
【激发基层能动性。】
【我这管理理念,】
【很先进嘛!】
这些点点滴滴的改变,看似细微,但积累起来,效果却逐渐显现。林潇潇负责的这一块宫务,效率明显提高了,扯皮打架的事情少了,账目清晰了,连带着底下人办事的积极性都好像高了一点。虽然达不到现代企业那种高效,但在这死气沉沉的後宫里,已经算是一股清流了。
连宇文烬都隐约察觉到了变化。他偶尔过问一下宫务,发现锦妃这边报上来的事情总是条理清楚,需要拨付的款项也理由充分,数额合理,不像以前有些妃嫔管事的,账目糊涂,还总想多要钱。他甚至发现,内务府那边对锦妃交代下来的事,办得也格外爽快些,大约是觉得这位新晋的妃主不好糊弄,规矩清楚。
一次用膳时,他看似无意地问起:“朕听闻,你近日处理宫务,颇有些……新意?”
林潇潇心里一紧,赶紧把嘴里的丸子咽下去,故作镇定地回道:“臣妾愚钝,不过是觉得以往有些旧例繁琐不清,便试着略作调整,以求办事便宜些。都是些微末小事,不敢劳陛下挂心。”
【可千万别细问!】
【问我我也解释不清!】
【难道要说这是根据马斯洛需求层次理论简化流程吗?!】
宇文烬看着她那副“我很谦虚但我其实有点小得意”的样子,再结合他听到的她心里那些关于“KpI”“标准化”的乱七八糟的嘀咕,虽然不全懂,但也明白这女人确实捣鼓出了点不一样的东西。他不再多问,只是淡淡说了句:“既有效用,便继续做着吧。”
这话听在林潇潇耳朵里,无异于老板对试点项目的初步认可!她心里乐开了花,感觉自己的“后宫管理改革事业”终于迈出了坚实的第一步!